Dateien sicher teilen in Perfex CRM: File Sharing Pro erklärt

File Sharing Pro ist ein Modul für Perfex CRM, das Dateien direkt im CRM verwaltet und sicher teilt – mit einem echten Datei-Explorer, Share-Links mit Ablaufdatum und Passwort sowie einem Kundenportal. Es richtet sich an Agenturen, Freelancer und KMU, die Dokumente, Designs und große Dateien mit Kunden austauschen, ohne dafür Dropbox, WeTransfer oder ein separates Portal zu betreiben.

Wer mit Perfex arbeitet, kennt das Grundproblem: Kundendateien landen als lose Anhänge in E-Mails, in geteilten Cloud-Ordnern oder in einem Portal, das nichts von Ihren Projekten und Rechnungen weiß. File Sharing Pro schließt genau diese Lücke. Alles läuft in Ihrer eigenen Installation, unter Ihrer Domain, mit Ihren Berechtigungen.

Wie teile ich Dateien sicher in Perfex CRM?

Kurz: Sie öffnen den Datei-Explorer, wählen eine Datei oder einen Ordner und erzeugen einen Share-Link – wahlweise mit Passwort, Ablaufdatum und Download-Limit. File Sharing Pro kennt drei Freigabe-Arten, und jede löst einen anderen realen Fall:

• Öffentlicher Link – jeder mit dem Link lädt herunter. Optional geschützt durch Passwort, Ablaufdatum, Download-Limit, Notiz und QR-Code, direkt per E-Mail an mehrere Empfänger versendbar.
• Kunden-Freigabe – erscheint im Kundenportal, sichtbar nur für den zugeordneten Kunden.
• Datei-Anfrage – ein öffentlicher Upload-Link, über den Kunden und Gäste Ihnen Dateien in den richtigen Ordner senden, ganz ohne Konto.

Dazu kommen Bundle-Links (mehrere Dateien hinter einer URL), das nachträgliche Verlängern der Gültigkeit, erneutes Versenden, eine Live-Statistik je Link und der Widerruf mit einem Klick. Ein Detail, das oft übersehen wird: Ohne gültige Lizenz gehen alle öffentlichen Links offline – Ihr Content bleibt geschützt.

Was kann der Datei-Explorer?

Der Kern ist ein vollwertiger Datei-Manager im Perfex-Adminbereich – nicht nur eine Liste von Anhängen. Es gibt einen farbigen Ordnerbaum, Grid- und Listenansicht, Multi-Upload per Drag & Drop mit Fortschrittsanzeige, Mehrfachauswahl (Strg/Shift/Strg+A), ein Rechtsklick-Kontextmenü, Verschieben per Drag & Drop, Suche, Sortierung und Favoriten. Bilder erscheinen als echte Vorschau-Kacheln mit automatischen Thumbnails; eine Lightbox zeigt Bilder, PDF, Video, Audio und Text.

Das Details-Panel jeder Datei enthält die SHA-256-Prüfsumme, Beschreibung, den kompletten Versionsverlauf und alle Freigaben der Datei auf einen Blick. Eine Auswahl lässt sich als ZIP herunterladen – praktisch, wenn ein Kunde gleich mehrere Assets braucht.

Sehen Kunden ihre Dateien – und können sie welche senden?

Ja. Ihre Kunden bekommen im Kundenbereich einen eleganten Tab „Dateien“: freigegebene Dateien ansehen, herunterladen (auch als ZIP-Auswahl) und eigene Dateien hochladen. Uploads sind quota-geschützt und landen automatisch im richtigen Kundenordner. Datei-Kommentare verbinden Team und Kunde direkt an der Datei, und mit der Freigabe-Genehmigung holen Sie sich verbindliche Abnahmen: Kunde oder Gast klickt „Freigeben“ oder „Ablehnen“ (mit Kommentar), Sie werden in-App und per E-Mail benachrichtigt. Dateien lassen sich mit Kunde, Projekt, Aufgabe oder Rechnung verknüpfen – inklusive Datei-Tabs im Kundenprofil und in Projekten.

Perfex-Standard vs. mit File Sharing Pro

Welche Berichte und Automatismen gibt es?

File Sharing Pro zeigt Downloads pro Tag, Top-Dateien, Speicher je Kunde und ein vollständiges Zugriffsprotokoll mit IP, Zeitpunkt und Aktion – plus ein Dashboard-Widget. Ein Papierkorb mit Wiederherstellen und „Gelöscht von“, Datei-Versionierung, Speicher-Quotas (global und je Kunde) und ein täglicher Aufräum-Cron halten Ordnung: Der Cron widerruft abgelaufene Links, leert den Papierkorb nach Ihrer Aufbewahrungsfrist und entfernt verwaiste Dateien. Optional gibt es eine wöchentliche Aktivitäts-Zusammenfassung per E-Mail.

Ist es sicher genug für sensible Kundendaten?

Sicherheit ist kein Aufpreis, sondern eingebaut. Dateien liegen außerhalb des Web-Zugriffs (Zufallsnamen plus .htaccess), die Auslieferung läuft ausschließlich über rechtegeprüfte Controller. Dazu kommen eine Extension-Whitelist, CSRF-Schutz auf allen öffentlichen Formularen, strikte Kunden-Trennung im Portal (IDOR-sicher) und 7 fein granulare Mitarbeiter-Berechtigungen.

Für höhere Ansprüche liefert die Pro-Infrastruktur (v1.3): Chunked Upload mit Resume für große Dateien bis 10 GB (5-MB-Stücke, exakter Wiederanlauf nach Abbrüchen), Verschlüsselung at Rest (XChaCha20-Poly1305/libsodium, streamweise), Speicher-Treiber lokal oder FTP/FTPS mit transparentem Lokal-Fallback, Team-Bereiche (Ordner nur für ausgewählte Mitarbeiter) und eine REST-API v1 mit API-Schlüsseln für Zapier, Skripte und Backups. Optional: Office-Online-Vorschau, Wasserzeichen auf Bild-Vorschauen und EXIF-Bereinigung für JPEG-Uploads. Die öffentliche Roadmap zeigt, woran wir als Nächstes arbeiten.

Was kostet File Sharing Pro und welche Anforderungen gelten?

File Sharing Pro startet bei 115 € (Regular-Lizenz); die Extended-Lizenz kostet 298 € und deckt eine höhere Domain-Stufe ab. In beiden Fällen bekommen Sie 12 Monate Updates und 6 Monate Support, einen Lizenzschlüssel mit Auto-Update direkt im CRM sowie einen serverseitigen Malware-Scan des Pakets. Die Zahlung läuft sicher über Stripe, den Lizenzschlüssel erhalten Sie sofort.

Voraussetzungen: Perfex CRM ≥ 3.0 und PHP 7.4+ / 8.x. Die Installation dauert rund 3 Minuten – ZIP hochladen, aktivieren, Lizenzschlüssel eingeben. Das Modul ist vollständig zweisprachig (Deutsch und Englisch, 246 Übersetzungen). Details zu Installation und Lizenzierung finden Sie im Hilfe-Center.

Häufige Fragen

Jetzt sicher Dateien in Perfex teilen

File Sharing Pro macht aus Perfex CRM eine vollwertige Dateizentrale: verwalten, teilen, einsammeln und jeden Download nachvollziehen – ohne externe Tools. Sehen Sie sich das Modul auf der Produktseite von File Sharing Pro an, probieren Sie es in der Live-Demo aus und stöbern Sie bei Bedarf im weiteren Modul-Katalog. Bereit? Holen Sie sich File Sharing Pro ab 115 € und richten Sie sicheres Datei-Teilen in wenigen Minuten ein.